Организационно-контрольный отдел

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.). Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.

Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.

Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);

2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Еврейской автономной области, Уставом муниципального образования «Октябрьский муниципальный район», нормативно-правовыми актами Собрания депутатов муниципального района, постановлениями, распоряжениями главы муниципального образования, администрации муниципального района, настоящим Положением:

1. Обеспечивает организацию учёта документооборота в администрации муниципального района;
2. Обеспечивает работу коллегии при главе администрации, оказывает методическую помощь в подготовке вопросов на заседания коллегии;
3. Технически обеспечивает работу заседания комиссий при главе администрации, оказывает методическую помощь в подготовке вопросов на заседание комиссий;
4. Осуществляет контроль за подготовкой вопросов, вносимых на заседания коллегии, комиссий;
5. Оказывает помощь при подготовке перспективных и квартальных планов основных мероприятий, структурным подразделениям администрации;
6. Осуществляет подготовку проектов перспективного и квартального планов работы администрации муниципального района;
7. Осуществляет контроль за выполнением перспективного и квартального планов работы администрации;
8. Предоставляет главе администрации анализ выполнения планов мероприятий структурными подразделениями администрации и о работе главы администрации собранию депутатов и правительству области;
9. Осуществляет ежемесячную подготовку календарного плана мероприятий, проводимых структурными подразделениями администрации;
10. Осуществляет подготовку проектов постановлений, распоряжений администрации по вопросам, отнесённым к ведению отдела;
11. Осуществляет контроль за исполнением постановлений, распоряжений и иных поручений главы администрации;
12. Осуществляет контроль за исполнением документов, поступивших главе администрации от федеральных, областных органов государственной власти;
13. Осуществляет контроль за подготовкой ответственными исполнителями информационных материалов о ходе исполнения нормативных правовых актов администрации, стоящих на контроле;
14. Осуществляет регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;
15. Оказывает консультационную помощь структурным подразделениям администрации муниципального района по работе с обращениями граждан и по делопроизводству;
16. Обеспечивает организацию реализации конституционного права граждан на обращение в органы местного самоуправления;
17. Информирует о месте и времени приёма граждан по личным вопросам, ведёт запись в карточке личного приёма граждан;
18. Организует прием посетителей к главе администрации муниципального района, заместителям главы администрации, управляющему делами.
19. Осуществляет контроль за соблюдением исполнения федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
20. Разрабатывает и представляет на утверждение главе администрации мероприятия по итогам информационных встреч;
21. Ежемесячно представляет Регистр нормативно-правовых документов в управление по вопросам местного самоуправления правительства области, в региональный информационный центр «Консультант плюс», в прокуратуру;
22. Обеспечивает доступ к информации согласно федеральному закону от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
23. Осуществляет полномочия в области мобилизационной подготовки в соответствии с действующим законодательством.
24. Организует профилактическую работу по предупреждению производственного травматизма и профессиональных заболеваний;
25. Организовывает расследования несчастных случаев в администрации в соответствии с действующим законодательством.
26. Анализирует причины производственного травматизма и производственного заболевания;
30. Информирует работников администрации по вопросам охраны труда;
31. Проводит вводные инструктажи по охране труда с вновь принятыми работниками в администрацию муниципального района.

Нормативно-правовая основа:

Устав муниципального образования «Октябрьский муниципальный район»

от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»,

от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Положение об отделе

Структура отдела:

Часы работы:

понедельник-четверг: с 09-00 до 17-15 часов;
пятница: с 09-00 до 17-00 часов;
перерыв на обед с 13-00 до 14-00;
выходные дни – суббота, воскресенье.

Адрес электронной почты: contrlokt@post.eao.ru